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新人入职必知Email文化“潜规则”

2015-01-19 14:54

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对职场新人来说,电子邮件究竟暗藏何种玄机?

电子邮件沟通是日常工作中一个重要的内容,很多时候,职场新人容易忽视邮件沟通中一些看似简单,但实际重要的环节。恰恰就是这些不经意的行为,让你踩上雷区,久而久之,带来极大的负面影响。对刚刚开始职业生涯的人来说,具备良好的电子邮件沟通技巧,不仅对奠定成功的事业基础非常关键,也是职业生涯中需要拥有的重要品质之一。

秘籍1.要准确设定邮件的语气和语调!

当你与一个人面对面说话时,你可以运用你丰富的面部表情、语音语调、手势以及身体语言,这些都是确定谈话基调的主要因素。但是,当你用邮件进行沟通时,这些因素就无法起作用了。

当你撰写一封工作邮件时, 主题和头三个字,常常决定了这封邮件的主基调!比如邮件开头的问候语使用诸 如:“Hello Peter”、“Dear colleagues” 或者“Dear leadership team”等友好、恰当的词语,能帮助整封邮件营造出一个良好的交流氛围。

而邮件的结尾同样关键。请使用 “kindly”、“please”、“let us”、“thanks for your help”、“best regards”、“I look forward to meeting you”等有礼貌的语句结尾。

总而言之,职场邮件要用“亲切问候”开头,用“感谢语句”结尾! 秘籍2.邮件的主题要与内容保持一致!

我们经常会收到缺少主题,或邮件主题与内容南辕北辙的邮件。这类错误常常发生在职场新人中,如果你也犯了这种糟糕的错误,千万不要侥幸你会给别人留下好印象,或者你能从众多的竞争者中脱颖而出。 秘籍3.避免使用短信语言和表情符号等非正式的语言!

如同所有的商务邮件一样,职场邮件也属于正式沟通的范畴。作为职场人士,在沟通中,一定要避免使用短信语言以及表情符号,如代表微笑的符号“: - )”。

实际上,在工作中,邮件正在取代面对面的沟通(face-to-face communication)和会议(meeting)。文字不仅可以表达你的思想,还可以体现你在职场上为人处事的态度——积极乐观、严谨,或是随意马虎、不专业。 秘籍4.标点符号、语法、拼写,都要一丝不苟!

你不妨设想一下,当收件人阅读一封用词不当、充斥着语法错误的邮件时,会有怎样的感受?所以,在撰写每一封电子邮件时,你都要遵守语法规则,避免用词不当和语法错误。时刻牢记:职场电子邮件也必须遵守传统书信的语法规则和风格。 秘籍5.在发送之前,多想、多查、多读几遍写好的邮件!

通过反复的阅读,就能确定你的邮件是否符合逻辑,是否有语法或拼写错误,是否准确表达了你的想法和意图等。仔细检查邮件内容和拼写错误是不可缺少的重要环节,在对这些错误一一纠正后,方可点击邮件的“发送”按钮。再一次强调:Review messages before sending! 秘籍6.避免使用表达绝对或负面意思的词语!

职场邮件沟通中,请把握好字里行间的规则。尽量避免使用“不可能”、“做不到”等词语。除此之外,在职场上,切忌发送负面或含有批评内容的电子邮件,包括对公司的看法,评价个人隐私等内容。职场如战场,一定要远离负面话题的电子邮件!

对职场新人来讲,职场邮件不仅仅是写出内容那么简单,更重要的是如何表达得当。有些时候,礼仪和规则甚至比内容本身还要重要。恰如其分的表达,会帮助你快速融入职场,实现你的职业理想和宏伟抱负。现在你要做的是:积极观察、学习和实践;勇于迎接挑战,将自己的邮件沟通能力和写作技巧提升到一个全新的高度!

1. If you use an angry tone in email, your reader will probably answer in anger.

2. 切忌用公司邮箱给猎头公司发自己的简历或求职信!

3. 一定不要用公司邮箱发送个人信息或把公司邮件转到个人信箱中。

4. 收到邮件后,一定要仔细阅读,深思熟虑后再回复邮件。

(来源:爱词霸  编辑:Julie)

 

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